POLISI PREIFATRWYDD
BETH YW FY NULL O YMDRIN Â PHREIFATRWYDD?
Mae sicrhau’ch preifatrwydd yn eithriadol o bwysig i mi ac rwyf am i chi deimlo'n hyderus bod eich gwybodaeth bersonol yn ddiogel yn fy nwylo i. Dim ond yn ôl y gyfraith diogelu data sy'n gymwys i Gymru a Lloegr y byddaf yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol o bryd i'w gilydd. O dan y gyfraith diogelu data, pan ddefnyddiaf eich gwybodaeth bersonol, byddaf yn gweithredu fel rheolwr data. Yn y bôn, mae hyn yn golygu y byddaf yn gwneud penderfyniadau ynghylch sut i ddefnyddio eich gwybodaeth bersonol a pham.
Isod, rwy'n crynhoi'r prif reolau sy'n gymwys i mi fel rheolwr data o dan y gyfraith diogelu data pan ddefnyddiaf eich gwybodaeth bersonol.
1. Rhaid i mi fod yn onest ynglŷn â sut rwy'n bwriadu defnyddio eich gwybodaeth bersonol a rhaid i mi ddefnyddio eich gwybodaeth bersonol yn deg. Mae rhoi gwybodaeth am breifatrwydd i unigolion (fel yn yr hysbysiad preifatrwydd hwn) yn un agwedd ar ddefnyddio gwybodaeth bersonol yn deg.
2. Rhaid i mi ddefnyddio eich gwybodaeth bersonol dim ond os oes gennyf sail gyfreithiol dros wneud hynny o dan gyfraith diogelu data. Mae'r seiliau cyfreithiol hyn yn cynnwys:
- Eich bod wedi rhoi caniatâd i mi ddefnyddio eich gwybodaeth bersonol.
- Bod fy nefnydd o'ch gwybodaeth bersonol yn angenrheidiol er mwyn ymgymryd â thasg er budd y cyhoedd neu wrth arfer awdurdod swyddogol a roddwyd i mi. Yn gyffredinol, y rheswm dros hyn yw y caiff eich data personol eu prosesu gennyf wrth ymgymryd â gweithgarwch gwaith achos sydd, oherwydd ei natur, yn cefnogi neu'n hyrwyddo ymgysylltiad democrataidd.
3. Rhaid i mi ddefnyddio mathau penodol o wybodaeth bersonol sensitif, y cyfeirir ati hefyd fel gwybodaeth bersonol categori arbennig (fel gwybodaeth sy'n ymwneud â'ch iechyd, eich tarddiad hiliol neu ethnig, eich barn wleidyddol, neu eich collfarnau troseddol) dim ond os gallaf hefyd fodloni un o'r amodau ar gyfer prosesu'r math hwn o wybodaeth a nodir yn y gyfraith diogelu data. Mae'r amodau hyn yn cynnwys:
- Eich bod wedi rhoi eich caniatâd penodol i mi ddefnyddio'r wybodaeth.
- Bod y prosesu'n angenrheidiol am resymau er budd cyhoeddus sylweddol.
4. Dim ond mewn rhai amgylchiadau y caniateir i mi rannu eich gwybodaeth bersonol ag eraill ac ar yr amod fy mod yn cymryd camau i sicrhau y bydd eich gwybodaeth bersonol yn ddiogel.
5. Yn gyffredinol, mae'n rhaid i mi ddefnyddio eich gwybodaeth bersonol dim ond at y dibenion penodol yr wyf wedi dweud wrthych amdanynt. Os wyf am ddefnyddio eich gwybodaeth bersonol at ddibenion eraill, mae angen i mi gysylltu â chi eto i ddweud wrthych am hyn.
6. Rhaid i mi beidio â chadw mwy o wybodaeth bersonol nag sydd ei hangen arnaf at y dibenion yr wyf wedi dweud wrthych amdanynt a rhaid i mi beidio â chadw eich gwybodaeth bersonol yn hwy nag sy'n angenrheidiol at y dibenion hynny (gelwir hyn yn “gyfnod cadw”). Rhaid i mi hefyd gael gwared ar unrhyw wybodaeth nad oes arnaf ei hangen mwyach yn ddiogel.
7. Rhaid i mi sicrhau bod mesurau diogelwch priodol ar waith i ddiogelu eich gwybodaeth bersonol.
8. Rhaid i mi weithredu'n unol â'ch hawliau o dan y gyfraith diogelu data.
9. Rhaid i mi beidio â throsglwyddo eich gwybodaeth bersonol y tu allan i'r Ardal Economaidd Ewropeaidd (“AEE”) oni bai bod mesurau diogelu penodol ar waith. Un o'r fath fesurau diogelu yw bod y data personol yn cael eu trosglwyddo dim ond i wlad sydd wedi'i chymeradwyo gan y Comisiwn Ewropeaidd bod ganddi lefel dderbyniol o gyfraith diogelu data.
Sut y byddaf yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol?
Nodir isod sut y byddaf yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol, y seiliau cyfreithiol y byddaf yn dibynnu arnynt, pa mor hir y byddaf yn cadw eich gwybodaeth bersonol a manylion eraill.
GWAITH ACHOS
- Pa wybodaeth bersonol y byddaf yn ei defnyddio • eich enw.
- Eich cyfeiriad;.
- Eich manylion cyswllt (cyfeiriad e-bost, rhif ffôn ac ati)
- Gwybodaeth a roddwyd amdanoch wrth godi mater neu bryder gyda mi. Gall y wybodaeth hon gynnwys gwybodaeth bersonol categori arbennig fel eich:
- tarddiad hil neu ethnig
- barn wleidyddol
- credoau crefyddol neu athronyddol
- aelodaeth o Undeb Llafur
- iechyd corfforol neu feddyliol (gan gynnwys manylion am unrhyw anabledd)
- cyfeiriadedd rhywiol
- manylion unrhyw anabledd hysbys
- comisiynu neu achos honedig o gomisiynu trosedd
Sut y byddaf yn cael y wybodaeth bersonol
Caiff ei rhoi gennych pan fyddwch yn cysylltu â mi gydag ymholiad neu bryder neu gan drydydd parti pan godir yr ymholiad neu'r pryder ar eich rhan.
At ba ddibenion y byddaf yn defnyddio'r wybodaeth bersonol
Byddaf yn defnyddio eich enw, eich cyfeiriad a'ch manylion cyswllt eraill i gyfathrebu â chi ynghylch y mater neu'r pryder a godwyd ac i roi'r wybodaeth ddiweddaraf ac adborth i chi.
Byddaf yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol i symud eich mater neu eich pryder yn ei flaen a chymryd camau i fynd i'r afael ag ef.
Y seiliau cyfreithiol ar gyfer prosesu gwybodaeth rwy'n dibynnu arnynt
Mae fy nefnydd o'ch gwybodaeth bersonol mewn cysylltiad â'r dibenion a nodwyd uchod yn angenrheidiol er mwyn ymgymryd â thasg er budd y cyhoedd neu wrth arfer awdurdod swyddogol a roddwyd i mi. Yn gyffredinol, y rheswm dros hyn yw y caiff eich data personol eu prosesu gennyf wrth ymgymryd â gweithgarwch gwaith achos sydd, oherwydd ei natur, yn cefnogi neu'n hyrwyddo ymgysylltiad democrataidd.
Lle mae eich mater neu eich pryder yn un sy'n cynnwys prosesu data categori arbennig, bydd angen i mi ddefnyddio eich data personol categori arbennig am resymau er budd sylweddol y cyhoedd. Y rheswm dros hyn yw bod y gwaith prosesu’n cael ei wneud gennyf yn fy swydd fel cynrychiolydd etholedig, mewn cysylltiad ag ymgymryd â'm swyddogaethau ac mae'n ymateb i gais gennych i weithredu neu gais ar eich rhan.